Ketahui Pengertian Press Release: Tujuan, Struktur dan Macam

Press release mungkin sedikit asing terdengar bagi beberapa kalangan masyarakat. Namun, bagi perusahaan, lembaga, maupun tokoh publik, press release adalah sesuatu yang wajib diketahui. Pasalnya, press release ini terkait dengan keberlangsungan suatu perusahaan. Lantas apa itu press release? 

Pengertian Press Release

Press release adalah alat yang dimiliki oleh bidang hubungan masyarakat (Humas) untuk melakukan publikasi. Dengan kata lain, press release artinya adalah suatu alat yang umumnya berupa tulisan, foto, atau video, yang digunakan untuk menyampaikan informasi terkait dengan suatu perusahaan kepada publik. Press release juga bisa dibilang sebagai pemberitahuan resmi yang dirilis oleh perusahaan kepada masyarakat.

Press Release ini umumnya dibuat untuk mempublikasikan kegiatan-kegiatan tertentu yang telah dilakukan oleh suatu perusahaan atau produk tertentu. Di Indonesia press release disebut juga dengan siaran pers. 

Jadi, press release setelah dibuat akan dikirimkan ke media-media massa baik media offline maupun media daring yang nantinya disadur dan kemudian diterbitkan ke masyarakat. 

Sebenarnya press release ini tidak hanya dibuat oleh perusahaan atau produk tertentu, tetapi juga bisa diterbitkan oleh tokoh publik, seperti misalnya pemerintah. 

Press release yang dikeluarkan pemerintah biasanya mengenai kebijakan-kebijakan baru yang diberitahukan kepada masyarakat. Oleh sebab itu, press release harus dibuat secara akurat agar informasi yang disampaikan tidak disalah artikan. 

Alasan Press Release Ditulis

Sesuai dengan pengertian mengenai apa itu press release, jadi hal tersebut digunakan untuk memperkenalkan, mempromosikan, dan memberitahu masyarakat mengenai produk, kebijakan, atau aktivitas perusahaan dan lembaga. Selain itu, press release merupakan salah satu solusi termudah untuk menyampaikan informasi yang bersifat cepat dan darurat. 

Misalnya ketika suatu perusahaan sedang terlibat permasalahan dengan pihak eksternal dan publik butuh pernyataan secepatnya, melalui press release, umumnya perusahaan akan mengumumkan sikap yang akan mereka lakukan terkait dengan permasalahan yang dialami. 

Oleh sebab itu, press release tidak bisa ditulis secara asal-asalan agar tidak menjadi bumerang bagi perusahaan itu sendiri. 

Tujuan Press Release

Ada beberapa tujuan yang ingin dilakukan ketika press release dituliskan, di antaranya adalah: 

1. Meningkatkan citra baik dari perusahaan. 
2. Terliput oleh media sehingga diketahui keberadaannya oleh masyarakat. 
3. Bentuk keterbukaan terhadap stakeholder. 
4. Memberi tahu aktivitas yang telah dilaksanakan oleh suatu lembaga atau perusahaan.
5. Bentuk klarifikasi terkait dengan permasalahan baik itu kasus maupun skandal.
6. Menjadi bahan untuk mempromosikan produk. 

Struktur Press Release

• Judul (Head)

Seperti halnya tulisan-tulisan pada umumnya, press release juga membutuhkan judul di dalamnya. Judul di dalam press release mewakili apa tujuan press release itu dituliskan. 

Persyaratan penulisan judul adalah menggunakan kalimat aktif. 

• Teras (Lead)

Kemudian setelah judul ada teras atau lead. Lead merupakan pembuka dari tulisan press release. Bagian pembuka ini terdapat pada awal tulisan. Lead ini ditulis dengan menggunakan format 5W+1H yang ditulis secara ringkas dan padat. 

• Isi (Body)

Setelah teras, kemudian isi utama dari press release dituliskan. Isi atau body pada siaran pers berisi tentang detail dari apa yang ingin disampaikan, seperti misalnya deskripsi produk, deskripsi kegiatan, sampai kutipan wawancara. 

Perlu diperhatikan bahwa dalam penulisan press release harus menunjukkan  waktu pembuatan dan juga kontak perusahaan atau lembaga terkait. 

Baca juga: Pengertian Distribusi Frekuensi, Jenis, Bagian dan Contoh

Macam-Macam Press Release

• Basic Press Release

Basic press release adalah siaran pers yang bertujuan untuk menyampaikan informasi yang mencakup hal-hal umum mengenai suatu peristiwa yang dilakukan oleh perusahaan atau lembaga. Informasi itu diusahakan harus bisa memiliki nilai yang bisa diterima oleh media sehingga bisa diterbitkan ke masyarakat. 

• Product Release

Product release adalah press release yang fokus untuk mempromosikan atau memperkenalkan produk atau perusahaan baru. Namun, product release ini seringkali digunakan untuk memberitahu konsumen mengenai produk baru yang akan dirilis. 

• Financial Release

Financial Release adalah press release yang ditulis untuk memberikan informasi mengenai kondisi keuangan dari perusahaan kepada masyarakat. Tujuan pemberitahuan itu adalah untuk memberikan keterbukaan mengenai aktivitas keuangan perusahaan kepada masyarakat.  Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan kepercayaan karena hal tersebut. 

• Event Press Release

Event press release adalah press release yang diterbitkan untuk menginformasikan mengenai event yang akan dan yang sudah terselenggara. 

Press release jenis ini berisi tentang gambaran secara ringkas mengenai suatu event atau acara. 

• Employee Press Release

Employee press release ini mencakup informasi mengenai hal-hal yang berkaitan dengan karyawan di dalam suatu perusahaan. Jadi, informasi ini digunakan untuk mengumumkan karyawan yang baru masuk, terutama karyawan baru yang mengisi posisi penting. 

Rilis ini akan berisi mengenai biografi singkat mengenai si karyawan itu disertai dengan foto supaya nantinya mudah dikenali oleh karyawan lainnya. 

• Government Press Release

Government press release adalah siaran pers yang diterbitkan oleh instansi pemerintahan. Umumnya siaran pers jenis ini dibuat untuk memberikan informasi terkait kebijakan baru, atau tindakan mengenai peristiwa-peristiwa tertentu seperti bencana alam. Selain itu, siaran pers pemerintahan juga bisa mencakup pernyataan dari presiden.

Tips Penulisan Press Release

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika anda diminta untuk menuliskan press release. Berikut ini adalah tips menulisnya: 

• Informasi produk atau kegiatan harus jelas

Tips yang satu ini berkaitan dengan tujuan utama dari penulisan press release. Jadi informasi yang disampaikan harus benar-benar jelas agar tidak menimbulkan keambiguan di mata media atau di mata masyarakat yang membacanya. 

• Cantumkan kontak yang bisa dihubungi

Kontak yang dicantumkan tentunya berguna untuk memberi tahu ketika ada hal-hal yang terlewat di press release agar bisa ditanyakan lebih lanjut. 

Selain itu, kejelasan kontak juga akan membuktikan kredibilitas perusahaan atau lembaga yang menerbitkan press release. 

• Dituliskan secara singkat, padat, jelas, dan detail

Salah satu hal yang kerap menjadi kesalahan ketika menuliskan press release adalah tulisannya yang bertele-tele sehingga terkesan membosankan untuk dibaca.

Oleh sebab itu, press release alangkah lebih baik jika dituliskan secara detail tetapi tidak bertele-tele.

Contoh-Contoh Press Release

Tulisan di atas merupakan contoh siaran pers yang diterbitkan produk olahraga adidas. 

Dalam tulisan di atas, adidas ingin mengumumkan bahwa mereka akan mengadakan acara bertajuk Parley for the Oceans. 

Selain mengumumkan kegiatan, adidas juga ingin menunjukkan bahwa mereka juga memiliki kepedulian terhadap lingkungan dengan berupaya menghentikan produksi limbah plastik. 

Tulisan di atas merupakan contoh rilis mengenai event Thomas Uber Cup 2022 yang akan diselenggarakan di Bangkok, Thailand. Dari rilis itu dijelaskan mengenai tanggal penyelenggaraan dan detail mengenai pembagian grup.

Tulisan di atas merupakan contoh press release produk Dehuma. Dalam rilis tersebut tampak Dehuma menjelaskan mengenai detail produk madu mereka. Selain itu, mereka juga menjelaskan mengenai keunggulan-keunggulan dari produk tersebut. 

Demikianlah penjelasan mengenai apa itu press release dan contoh-contohnya. Untuk mempelajari soal press release atau Public Relation, Sampoerna University menyediakan wadahnya. Yaitu dengan adanya program studi Pemasaran Digital.

Program studi ini berkolaborasi dengan Universitas Arizona sehingga lulusannya bisa memperoleh gelar dari salah satu universitas terkemuka di dunia tersebut.

Referensi
Akudigital.com – Press Release adalah