Apa Itu Project Charter dan Bagaimana Membuatnya?

Project charter atau biasa dikenal dengan project statement adalah sebuah dokumen singkat dalam manajemen proyek yang berperan dalam ruang lingkup proyek. Dokumen ini menjadi sebuah acuan penting bagi tim proyek dan stakeholder terkait untuk memahami tujuan, batasan, dan ekspektasi proyek. 

Berikut ini adalah penjelasan lengkap mengenai pengertian project charter dan bagaimana membuat project charter yang baik dan benar. 

Pengertian Project Charter

Project charter, atau dikenal pula sebagai project statement, adalah dokumen resmi yang menjadi kunci awal sebuah proyek. Di dalamnya terdapat wewenang bagi manajer proyek untuk memulai dan memimpin perjalanan menuju tujuan yang ingin dicapai.

Lebih dari sekadar formalitas, project charter yang menuntun tim dan stakeholder dalam memahami visi, ruang lingkup, dan ekspektasi proyek secara menyeluruh. Informasi krusial seperti gambaran proyek, kebutuhan, risiko, tujuan, batas waktu, asumsi, biaya, dan peluang tertuang dengan jelas dalam dokumen ini.

Sebagai dokumen tingkat tinggi, project charter ditkamutangani oleh pihak sponsor atau individu berwenang yang memegang akses pendanaan, seperti CEO, tim manajemen senior, dan lain sebagainya. Hal ini memastikan bahwa proyek memiliki persetujuan dan dukungan dari pihak yang berkepentingan.

Berbagai elemen penting tersusun rapi dalam project charter, mulai dari nama resmi proyek, informasi kontak sponsor dan manajer proyek, hingga penjelasan detail mengenai tujuan, asal-usul, hasil akhir, strategi pelaksanaan, perkiraan waktu, dan sumber daya yang dibutuhkan.

Fungsi Project Charter

Berikut ini adalah beberapa fungsi dalam project charter di antara lain:

1. Membuat rencana proyek yang jelas. 
2. Membantu mengerti atribut apa saja yang diperlukan dalam proyek.
3. Menemukan siapa yang bertanggung jawab dalam proyek, seperti sponsor, manajer, dan anggota tim.
4. Menghubungi orang utama yang terlibat dalam proyek dan mendapatkan informasi kontak mereka.
5. Menjadi dasar yang kokoh untuk memulai proyek (menetapkan batas awal untuk apa yang ingin dicapai).
6. Membangkitkan sense of responsibility dalam sebuah proyek
7. Mendorong kerjasama di antara anggota tim proyek.
8. Menumbuhkan sifat kepemilikan atau sense of ownership. 

Tips Membuat Dokumen Project Charter

1. Melibatkan Seluruh Tim

Dalam pembuatan dokumen Project Charter, sangat penting untuk mendengarkan masukan dari semua anggota tim. Proyek ini memerlukan kerja sama tim yang solid, jadi peran setiap anggota tim sangat berharga. Dengan melibatkan mereka, kamu bisa mendapatkan ide yang lebih baik tentang tujuan proyek, tonggak pencapaian, dan cara mengatasi risiko yang mungkin timbul.

2. Menulis Dokumen dengan Singkat dan Jelas

Project Charter adalah dokumen singkat, jadi penulisan harus ringkas dan mudah dimengerti. Pastikan setiap informasi penting disertakan secara padat namun komprehensif. kamu bisa menggunakan gambar, grafik, atau poin-poin penting untuk menjelaskan dengan lebih baik.

3. Membuat Template yang Sesuai

Setelah mendapatkan masukan dari tim dan menulis dengan singkat, langkah berikutnya adalah membuat template. Template ini akan membantu dalam mencatat semua informasi yang diperlukan dengan lebih teratur dan mudah dipahami. Hal ini akan sangat membantu manajer dalam mempersiapkan proyek berikutnya.