Dokumentasi Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya

Dalam suatu kegiatan baik itu formal maupun informal, tentu diperlukan dokumentasi untuk merekam atau mengabadikannya. Dokumentasi adalah suatu hal yang penting, karena nantinya dokumentasi ini akan sangat berguna sebagai rekam jejak suatu kegiatan atau kejadian. Lalu, bisakah anda jelaskan mengenai pengertian dokumentasi ?

Pengertian Dokumentasi

Secara umum, dokumentasi berasal dari bahasa Inggris, yaitu documentation. Dikutip dari oxfordlearnersdictionaries, dokumentasi memiliki dua arti. Arti pertama yakni menyuguhkan informasi atau bukti resmi yang berguna untuk menjadi sebuah catatan. Sedangkan arti yang kedua yiatu sebagai upaya mencatat dan mengategorikan suatu informasi dalam bentuk tulisan, foto, video, dan lainnya.

Dari sini, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian dokumentasi adalah bentuk kegiatan atau proses sistematis dalam melakukan pencarian, pemakaian, penyelidikan, penghimpunan, penyediaan dokumen untuk memperoleh pengetahuan, keterangan, serta bukti, dan menyebarkannya kepada pihak yang berkepentingan.

Sedangkan pengertian dokumentasi dalam penelitian adalah dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian yang asli atau langsung dari sumbernya. Dokumentasi berbeda dengan pengarsipan dalam perpustakaan. Bahkan beberapa ahli berpendapat bahwa pengertian dokumentasi adalah penghimpunan dokumen atas suatu subjek tertentu.

Dokumentasi erat kaitannya dengan dunia bisnis. Salah satu contohnya adalah data yang diperoleh dari proses dokumentasi dapat dimanfaatkan untuk memperkenalkan perusahaan secara lengkap kepada karyawan baru.

Pengertian Dokumentasi Dari Para Ahli

Berikut pendapat dari para ahli mengenai pengertian dokumentasi;

1. Paul Marie Ghislain Otlet

Yang dikenal dengan Paul Otlet dalam International Economic Conference 1905 mengemukakan bahwa pengertian dokumentasi adalah suatu bentuk aktivitas khusus berbentuk pengolahan, pengumpulan, penemuan kembali, penyimpanan, dan penyebaran dokumen.

2. Tung Palan

Ia berpendapat bahwa pengertian dokumentasi adalah suatu catatan otentik yang bisa dibuktikan dan mampu dijadikan bukti di mata hukum yang mana dokumentasi tersebut berisi data yang lengkap dan fakta.

3. Nurhadi Magetsari dkk

Mereka berpendapat bahwa pengertian dokumentasi adalah suatu bahan yang tergolong dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun yang terkait dengan tempat informasi yang direkam, rekaman tertulis, atau pahatan yang menyuguhkan informasi fakta.

4. Sulistyo Basuki (1996:11)

Ia mendefinisikan dokumentasi di Indonesia adalah suatu pekerjaan mengumpulkan, menyusun, dan mengelola dokumen literer yang mencatat semua aktivitas manusia dan yang dianggap berguna untuk dijadikan sebagai bahan keterangan dan penerangan mengenai berbagai soal.

5. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Dikutip dari KBBI, pengertian dokumentasi adalah suatu proses pengumpulan, pengolahan, pemilihan, dan juga penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan yang memberikan atau mengumpulkan bukti terkait dengan keterangan, seperti halnya kutipan, gambar, sobekan Koran, dan bahan referensi lainnya.

6. Ensiklopedia Britannica

Berdasarkan dari Ensiklopedia Britannica, dokumentasi adalah suatu tindakan pengawasan dan juga penyusunan bibliografi yang memanfaatkan berbagai alat seperti intisari dan esai, indeks, atau cara tradisional lain yang bertujuan untuk mendapatkan suatu informasi.

7. 
   

   Federation Internationale de Documentation (FID)

Sedangkan FID menjelaskan bahwa dokumentasi adalah bentuk kegiatan mengumpulkan dan juga menyebarkan berbagai jenis dokumen terkait seluruh lapangan pekerjaan manusia.

Lalu, apa fungsi dari dokumentasi? Berikut penjelasannya.

Baca juga: Penelitian Longitudinal: Arti, Jenis, dan Contoh

 Fungsi Dokumentasi

Fungsi dokumentasi terbagi menjadi dua, yakni fungsi secara umum dan fungsi dalam suatu perusahaan atau dalam bisnis.

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum

Jika dilihat secara umum, fungsi dokumentasi adalah;

• Untuk menyediakan informasi terkait isi dokumen untuk penggunanya
• Sebagai alat bukti dan data akurat terkait keterangan dokumen
• Untuk melindungi dan menyimpan fisik dari isi dokumen dan menghindari adanya kerusakan dokumen
• Sebagai bahan penelitian para ilmuan
• Untuk meningkatkan koleksi dokumen negara
• Untuk menjamin keutuhan dan keotentikan suatu informasi dan data yang tercakup dalam dokumen

2. Fungsi Dokumen Dalam Perusahaan Atau Dalam Bisnis

• Sebagai catatan perusahaan untuk menjaga perusahaan tersebut
• Sebagai alat untuk mengambil keputusan, membuat perencanaan, dan melakukan pengawasan
• Sebagai alat bukti
• Sebagai referensi sejarah atau histori dari perusahaan
• Sebagai sumber informasi untuk keuangan, HR, dan hal lainnya yang dibutuhkan oleh manajemen perusahaan
• Sebagai keperluan pendidikan bagi karyawan baru
• Untuk menjaga hubungan baik dengan masyarakat luas, terutama klien perusahaan dan para pemangku kepentingan

Berikut beberapa contoh dokumentasi dalam bisnis, yaitu;

• Email dan Memorandum
• Business Letters (Surat Bisnis)
• Business Report (Laporan Bisnis)
• Dokumentasi Transaksi
• Dokumentasi Finansial

Tugas-Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Beberapa tugas dan kegiatan dalam proses dokumentasi yaitu;

• Mengumpulkan dan mencari bahan
• Mencatat dan mengelola bahan
• Menyusun dan menata bahan
• Menerbitkan dan menyebarkan dokumen yang diperlukan untuk publik
• Melakukan pengarsipan dan pemeliharaan

Jenis-jenis Dokumentasi

Dokumentasi terbagi menjadi beberapa jenis. Berikut pemaparannya;

Dokumen Berdasar Kegiatan

• Dokumen Pribadi, yaitu dokumen yang berhubungan dengan kepentingan individu, seperti Surat Izin Mengemudi (SIM), Akta Lahir, Ijazah, Kartu Tanda Penduduk (KTP).
• Dokumen Niaga, yaitu dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli, seperti cek, nota, kuitansi.
• Dokumen Pemerintah, yaitu dokumen terkait informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan, seperti Undang-undang, Peraturan Pemerintah.

Dokumentasi Berdasar Bentuk Fisik

• Dokumentasi Literer, yaitu dokumentasi yang ada karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam, seperti buku, majalah, film, dan lainnya yang pada umumnya terdapat di perpustakaan.
• Dokumen korporil, yaitu dokumen berupa benda bersejarah, seperti patung, fosil, dan lainnya yang umumnya terdapat di museum.
• Dokumen Private, yaitu dokumen berupa surat/arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan, seperti surat niaga, surat dinas, laporan, dan sebagainya.

Dokumen Berdasar Fungsinya

Berdasar pada fungsinya, dokumentasi terbagi menjadi dua, yaitu;

• Dokumentasi Dinamis, yaitu dokumen yang digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis inaktif).
• Dokumentasi Statis, yaitu dokumentasi yang tidak bisa digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen korporil, dokumen literal, dokumen private).

Dokumen Berdasar Sifatnya

• Dokumen Tekstual, yaitu dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis, seperti majalah, buku, katalog, surat kabar, dan lainnya.
• Dokumen Non-tekstual, yaitu dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar, seperti peta, grafik, gambar, rekaman, dan lainnya.

Dokumen Berdasar Jenisnya

• Dokumen Fisik, yaitu dokumen yang berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lainnya.
• Dokumen Intelektual, yaitu dokumen yang dibuat berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lainnya.

Dokumen Berdasar Dokumentasi

• Dokumen Primer, yaitu dokumen yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya, seperti paten penelitian, laporan disertasi.
• Dokumen Sekunder, yaitu dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur primer yang biasa disebut sebagai dokumen bibliografi.
• Dokumen Tersier, yaitu dokumen yang menyajikan informasi mengenai literatur sekunder, seperti buku, teks panduan literatur

Itulah penjelasan dari pengertian dokumentasi, fungsi, tugas dan kegiatan, dan jenisnya. Dokumentasi sangat penting dilakukan saat sedang menjalani penelitian. Dengan dokumentasi, sumber data penelitian dapat digunakan untuk mendukung penelitian yang dilakukan. Pengelolaan dokumen juga dapat dilakukan dengan mudah dengan adanya dokumen digital.

Sama seperti Sampoerna University yang sangat mendukung adanya penelitian dengan dibentuknya unit Center for Research and Community Service (CRCS) di bawah Kantor Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan (Vice Rector of Academic and Student Affairs /VRASA).

Unit tersebut akan memfasilitasi dan mengelola kegiatan penelitian dan pelayanan masyarakat yang dilakukan. Dengan begitu,  dosen-dosen dapat menyelenggarakan penelitian dasar, penelitian lanjutan, dan/atau penelitian terapan.

Dokumentasi adalah hal terpenting bagi para peneliti di Sampoerna University sehingga dapat mengabdi dan berbakti kepada masyarakat dengan menerapkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kajian-kajian dari dosen atau mahasiswa tersebut diharapkan mampu memberdayakan masyarakat, meningkatkan kecerdasan masyarakat dan softskill yang dibutuhkan, serta mencerdaskan kehidupan bangsa.

Referensi

Wikipedia