Memahami Arti Key Performance Indicator atau KPI

Suatu perusahaan tentunya dibuat untuk meraih satu tujuan tertentu dan untuk meraih tujuan itu tentunya harus melakukan pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan tujuan tersebut. Tentunya untuk dapat mengontrol apakah sesuatu yang dikerjakan itu sudah sesuai dengan tujuan dari perusahaan, ada hal yang bernama Key Performance Indicator (KPI).

Apa itu pengertian KPI? Mengapa KPI penting bagi sebuah organisasi atau perusahaan? Yuk simak penjelasannya berikut ini.

Pengertian Key Performance Indicator

Key Performance Indicator atau disingkat KPI secara sederhana merupakan standar penilaian yang diberlakukan oleh suatu perusahaan baik untuk perusahaan secara umum maupun untuk karyawannya dalam mencapai tujuan bisnisnya.

KPI ini ditetapkan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Bisa dibilang KPI ini digunakan sebagai kontrol untuk evaluasi kinerja pegawai dan kinerja perusahaan. Dengan kemudahan teknologi evaluasi kinerja pegawai pun dapat dilakukan dengan bantuan aplikasi. KPI bisa diukur secara harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan. Oleh karena itu, perencanaan yang matang diperlukan untuk menetapkan KPI.

KPI ini sifatnya harus terus diperhatikan atau dikontrol agar tahu bagaimana proses bisnis berjalan atau tidak.Nantinya, jika ada hal yang menyimpang atau tidak sesuai dengan KPI yang telah ditetapkan.

KPI Menurut para Ahli

• Warren (2011)

Warren menjelaskan bahwa KPI adalah pengukuran yang digunakan untuk menilai penerapan visi strategis yang telah ditetapkan oleh sebuah perusahaan.

• Parmenter (2007)

Menurut Parmenter, KPI adalah suatu hal yang kritikal untuk dapat mewujudkan kesuksesan sebuah organisasi pada masa kini dan masa depan.

• Banerjee-Buoti (2021)

Banerjee dan Buoti menjelaskan bahwa KPI adalah sesuatu yang digunakan untuk mengukur dan melakukan evaluasi terhadap kinerja sebuah organisasi saat ingin mewujudkan suatu target.

Baca juga: Rasio Profitabilitas: Pengertian, Manfaat dan Cara Menghitungnya

Jenis KPI

Key performance indicator ini pada umumnya dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

KPI Financial

KPI Financial sesuai dengan namanya pastinya berkaitan dengan hal-hal yang berbau finansial atau keuangan.

Ya, KPI ini adalah indikator kerja yang berkaitan dengan masuk keluarnya uang di dalam sebuah perusahaan.

Contoh dari KPI sektor finansial adalah:

1. KPI Laba Kotor

KPI laba kotor ini bertujuan untuk mengukur jumlah pendapatan setelah dikurangi dengan harga pokok penjualan (HPP).

2. KPI Laba Bersih

KPI laba bersih bertujuan untuk mengukur pendapatan yang sudah dikurangi dengan semua operasional bisnis termasuk pajak, dll.

3. KPI Marjin Laba Kotor

KPI marjin laba kotor bertujuan untuk mengukur persentase laba yang didapat setelah dikurangi dengan harga pokok penjualan.

4. KPI Marjin Laba Bersih

KPI marjin laba bersih bertujuan untuk mengukur persentase laba yang didapat setelah seluruh pendapatan dikurangi dengan biaya operasional.

5. KPI Rasio Lancar

KPI Rasio lancar ini digunakan untuk mengukur kinerja dari neraca likuiditas atau aset yang dimiliki suatu perusahaan.

6. KPI Non-Finansial

KPI non-finansial ini lebih bertujuan untuk mengukur hal-hal yang berkaitan dengan cara sebuah perusahaan mencapai targetnya. Misalnya seperti:

• Ukuran kepuasan pelanggan
• Rasio pelanggan yang berulang terhadap pelanggan baru.
• Pangsa pasar
• Perputaran tenaga kerja

Faktor yang Berpengaruh Terhadap Efektivitas KPI

KPI ini menjadi hal yang krusial di dalam sebuah perusahaan karena jalannya bisnis sebuah perusahaan ditentukan lewat KPI. Namun, dalam penetapan dan penerapannya, KPI ini perlu memerhatikan kesesuaiannya terhadap perusahaan.

Oleh karena itu, perlu adanya penetapan KPI yang benar agar suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya bisa lebih efektif dan tepat sasaran.

Proses penentuan KPI ini juga perlu dilakukan secara berlanjut dan juga berulang-ulang dengan melibatkan masukan dari para atasan.

Salah satu kriteria KPI yang populer diterapkan adalah KPI SMART. SMART ini merupakan singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Time Bound. Berdasarkan metode SMART, ada beberapa faktor yang memengaruhi efektivitas KPI, yaitu:

1. Memiliki Target yang Jelas
2. Apakah perusahaan bisa mengukur pencapaian tujuannya.
3. Memiliki threshold atau ambang batas
4. Apakah tujuan itu relevan terhadap perusahaan.
5. Berapa durasi waktu yang ditetapkan untuk mencapai tujuan.

Penerapan KPI di Perusahaan

Seperti yang telah dijelaskan, bahwa dalam penerapannya, perencanaan dari KPI harus dipikirkan secara matang karena berkaitan dengan jalan atau tidaknya perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus melakukan beberapa persiapan berikut ini:

1. Menetapkan target baik jangka panjang maupun pendek yang akan dicapai
2. Membuat proses bisnis yang jelas.
3. Menetapkan ukuran yang bisa diukur lewat kuantitatif dan kualitatif.
4. Melakukan monitor terhadap setiap kondisi yang ada di perusahaan.

Salah satu cara yang populer dilakukan untuk menerapkan adalah metode SMART. Secara rinci berikut ini adalah penjelasan mengenai metode smart.

• Specific (Spesifik)

Metode smart ini merupakan syarat saat menetapkan KPI agar tujuan yang ingin dicapai jelas dan spesifik. Sebab, jika tujuan tidak jelas dan spesifik nantinya akan menyulitkan saat penerapannya di lapangan.

• Measurable (Terukur)

Measurable ini bisa dibilang bahwa tujuan yang akan dicapai harus bisa terukur sesuai dengan standar.

• Achievable (Bisa Dicapai)

Achievable ini bisa dibilang bahwa tujuan yang ingin dicapai oleh suatu perusahaan harus realistis dan bisa tercapai.

• Relevant (Bisa Dipercaya)

Relevant ini merupakan cara dimana tujuan yang ingin dicapai harus sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

• Time Bound (Target Waktu)

Time Bound ini merupakan durasi waktu yang ditentukan untuk mencapai target.

Contoh Pembuatan KPI

Beberapa contoh pembuatan KPI di dalam sebuah perusahaan adalah:

1. Membuat Struktur Organisasi

Struktur organisasi ini penting untuk dibuat lebih dulu ketika membuat KPI. Karena struktur organisasi ini akan menetapkan pembagian peran dalam mencapai tujuan perusahaan supaya tidak terjadi tumpang tindih.

2. Menentukan Job Description

Penentuan Job description atau uraian pekerjaan ini penting dilakukan untuk menentukan KPI dari karyawan. Contohnya, job description dari tim penjualan adalah menjual barang dengan target yang telah ditetapkan. Misalnya per hari ditargetkan menjual 10 barang.  Hal itu menjadi ukuran keberhasilan tim penjualan dalam mengerjakan tugasnya.

3. Membuat Matriks Penilaian

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pembuatan matriks penilaian ini dibuat dengan menggunakan metode SMART tadi.

Matriks ini dibuat dengan tabel dengan membagi masing-masing tanggung jawab karyawan ke dalam key result area dan indikator, sekaligus diberi bobot KPI serta targetnya.

Bobot dari KPI itu ditentukan sesuai dengan tingkat sulit atau tidaknya dan penting atau tidaknya sebuah tugas yang diberikan.

Contoh Sederhana KPI:

Dari KPI karyawan itu dapat dilihat bahwa karyawan tersebut mendapatkan nilai sebesar 90.

Setelah melakukan penilaian itu, perusahaan biasanya memiliki standar kesuksesan yang diraih oleh karyawan. Hal itu juga bisa dibuat dengan tabel seperti ini:

Artinya, karyawan tersebut akan mendapatkan bonus ½ kali gaji karena mendapatkan nilai 90.

Demikianlah penjelasan mengenai Key Performance Indicator yang biasanya diterapkan di dalam sebuah perusahaan. Kesimpulannya adalah untuk bisa mendapatkan penilaian yang baik, tentunya diperlukan kualitas pekerja yang baik pula.

Melalui Sampoerna University, hal-hal seperti pemenuhan KPI ini adalah sesuatu yang mudah karena selama masa perkuliahan mahasiswa Sampoerna University sudah dipersiapkan untuk menghadapi dunia kerja di tingkat nasional maupun internasional.

Selain itu, lulusan dari Sampoerna University memiliki soft skill yang relevan terhadap perkembangan saat ini berkat kurikulum yang diajarkan selama masa perkuliahan.

Terbukti, 94 persen lulusan Sampoerna University berhasil mendapatkan pekerjaan bergengsi hanya dalam waktu 3 bulan.

Referensi

Sasanadigital.com – Menentukan smart KPI